Mantener los archivos personales de empleados, sin violar el derecho laboral


Mantener organizados los archivos de personal es importante para cada empresa. No sólo las leyes federales y estatales exigen a las empresas a mantener un seguimiento de ciertos registros, archivo adecuado de mantenimiento también permitirá a la compañía para una mejor evaluación del rendimiento de un empleado. También podría ser un factor en la protección de los empleadores contra la responsabilidad por las disputas legales. Aquí está una introducción sobre cómo los empleadores pueden mantener los archivos de personal de acuerdo con el empleo y la legislación laboral.

  • Mantener dos archivos para cada empleado – los expedientes del personal y demás archivos. de la Etiqueta de cada carpeta con el nombre del empleado (apellido, primer nombre, inicial del segundo). En la carpeta de registros del personal, poner todos los documentos relativos a ese empleado específico de la descripción de puesto, evaluación de desempeño hojas, beneficios a los empleados por contrato, informes de acciones disciplinarias, y los registros de asistencia. Será útil si se utiliza pestañas para cada tipo de registros. Poner a todos sus empleados el personal de las carpetas de archivo en un lugar seguro, dispuestos en orden alfabético carpeta.
  • Archivo de registros médicos y formularios de seguro por separado. Lugar de las carpetas de los médicos y de seguros registros en instalaciones de almacenamiento por separado lejos de los archivos de personal. Los registros médicos debe incluir los resultados del examen físico, el médico ordenó restricciones de trabajo, licencia médica, el tiempo, las reclamaciones de indemnización, así como los registros de pruebas de drogas y alcohol. ADA o de Americanos con Discapacidades tienen reglas estrictas para el mantenimiento de los registros confidenciales. Los empleadores cubiertos por la ADA debe prever un área de almacenamiento seguro, con acceso limitado.
  • Mantenga todas Formulario I-9 en una carpeta y listo para la inspección. Llene este formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo para todos sus empleados que han sido autorizados por el servicio de Ciudadanía y Servicios de Inmigración para trabajar en los Estados unidos. Debido a que el gobierno podría solicitar a examinar estos registros, proteger la privacidad de los otros archivos mediante la colocación de todos los formularios I-9 en una carpeta separada.
  • Crear una política escrita para el almacenamiento, el acceso y la difusión de información en relación con el documento de privacidad. Para evitar controversias, las irregularidades en el mantenimiento de registros, y facilitar la formación, de una empresa procedimientos para mantener todos los antecedentes de los empleados debe ser por escrito. Se deberá indicar claramente quién tiene acceso a los archivos específicos. Se debe designar un departamento o una persona de manejar y mantener todos los registros de empleo. Asegúrese de que la parte asignada está bien entrenado en las leyes estatales y federales relativas a los empleados de administración de archivos. Los empleadores que ofrecen planes de salud también están obligados a cumplir con las restricciones de la Health Insurance Portability and Accountability Act. Además de la asignación de personal a las personas para gestionar los registros y la creación de políticas a mantener esta información confidencial, HIPAA también obliga a los empleadores a crear maneras de informar a sus empleados sobre sus derechos de privacidad.


una Vez que haya establecido un buen sistema de presentación de solicitudes, el mantenimiento de los archivos personales de empleados ya no sería una tarea tediosa. Es recomendable que se revise periódicamente y comprobar estos registros para eliminar la información de que sean erróneos, irrelevante, o no actualizados. Dado que las leyes varían de estado a estado, va a ser muy útil para mantener una copia de las leyes del estado relativas a archivo de mantener en el interior del lugar donde se almacenan todos los registros.









Mantener los archivos personales de empleados, sin violar el derecho laboral


Mantener los archivos personales de empleados, sin violar el derecho laboral : Multi-millones de consejos para hacer su vida mas facil.


Mantener organizados los archivos de personal es importante para cada empresa. No solo las leyes federales y estatales exigen a las empresas a mantener un seguimiento de ciertos registros, archivo adecuado de mantenimiento tambien permitira a la compañia para una mejor evaluacion del rendimiento de un empleado. Tambien podria ser un factor en la proteccion de los empleadores contra la responsabilidad por las disputas legales. Aqui esta una introduccion sobre como los empleadores pueden mantener los archivos de personal de acuerdo con el empleo y la legislacion laboral.

  • Mantener dos archivos para cada empleado – los expedientes del personal y demas archivos. de la Etiqueta de cada carpeta con el nombre del empleado (apellido, primer nombre, inicial del segundo). En la carpeta de registros del personal, poner todos los documentos relativos a ese empleado especifico de la descripcion de puesto, evaluacion de desempeño hojas, beneficios a los empleados por contrato, informes de acciones disciplinarias, y los registros de asistencia. Sera util si se utiliza pestañas para cada tipo de registros. Poner a todos sus empleados el personal de las carpetas de archivo en un lugar seguro, dispuestos en orden alfabetico carpeta.
  • Archivo de registros medicos y formularios de seguro por separado. Lugar de las carpetas de los medicos y de seguros registros en instalaciones de almacenamiento por separado lejos de los archivos de personal. Los registros medicos debe incluir los resultados del examen fisico, el medico ordeno restricciones de trabajo, licencia medica, el tiempo, las reclamaciones de indemnizacion, asi como los registros de pruebas de drogas y alcohol. ADA o de Americanos con Discapacidades tienen reglas estrictas para el mantenimiento de los registros confidenciales. Los empleadores cubiertos por la ADA debe prever un area de almacenamiento seguro, con acceso limitado.
  • Mantenga todas Formulario I-9 en una carpeta y listo para la inspeccion. Llene este formulario de Verificacion de Elegibilidad de Empleo para todos sus empleados que han sido autorizados por el servicio de Ciudadania y Servicios de Inmigracion para trabajar en los Estados unidos. Debido a que el gobierno podria solicitar a examinar estos registros, proteger la privacidad de los otros archivos mediante la colocacion de todos los formularios I-9 en una carpeta separada.
  • Crear una politica escrita para el almacenamiento, el acceso y la difusion de informacion en relacion con el documento de privacidad. Para evitar controversias, las irregularidades en el mantenimiento de registros, y facilitar la formacion, de una empresa procedimientos para mantener todos los antecedentes de los empleados debe ser por escrito. Se debera indicar claramente quien tiene acceso a los archivos especificos. Se debe designar un departamento o una persona de manejar y mantener todos los registros de empleo. Asegurese de que la parte asignada esta bien entrenado en las leyes estatales y federales relativas a los empleados de administracion de archivos. Los empleadores que ofrecen planes de salud tambien estan obligados a cumplir con las restricciones de la Health Insurance Portability and Accountability Act. Ademas de la asignacion de personal a las personas para gestionar los registros y la creacion de politicas a mantener esta informacion confidencial, HIPAA tambien obliga a los empleadores a crear maneras de informar a sus empleados sobre sus derechos de privacidad.


una Vez que haya establecido un buen sistema de presentacion de solicitudes, el mantenimiento de los archivos personales de empleados ya no seria una tarea tediosa. Es recomendable que se revise periodicamente y comprobar estos registros para eliminar la informacion de que sean erroneos, irrelevante, o no actualizados. Dado que las leyes varian de estado a estado, va a ser muy util para mantener una copia de las leyes del estado relativas a archivo de mantener en el interior del lugar donde se almacenan todos los registros.


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